Zoom Video Communications, la plataforma unificada de comunicación que reúne grupos para lograr más en un entorno de video sin complicaciones, señaló que dada la contingencia sanitaria global, muchas personas están trabajando de manera remota utilizando el teléfono como una herramienta importante para la comunicación laboral, por lo que Zoom Phone se ha convertido en un componente clave en este flujo de trabajo. 

En ese sentido, y para aprovechar mejor las características de la herramienta, Zoom hace las siguientes recomendaciones para mejorar la productividad del trabajo remoto y mejorar la experiencia. 

Configuraciones personales y personalización 

Saber cómo ajustar la configuración personal es casi tan importante como saber cómo usar la tecnología. Zoom respalda la forma de trabajar sin inducir al usuario a  cambiar sus hábitos de trabajo para respaldar la tecnología, por eso la empresa proporciona acceso para configurar su cuenta en el menú Configuración Personal. 

Equilibrio trabajo-vida personal con la función de horario laboral y festivo 

Cuando se trabaja desde casa, a veces el trabajo se siente como una demanda constante con llamadas entrantes a todas horas. Para asegurarse de que el teléfono no suene durante horarios libres, vasta dedicar un poco de tiempo a configurar horarios laborales y festivos. 

Desvío de llamadas 

Zoom Phone permite reenviar fácilmente las llamadas a otro número de teléfono, como servicios de respuesta fuera de horario de atención o de turno de servicio para soporte interno. El modo de timbre de administración de llamadas permite configurar un número de teléfono alternativo para que suene simultáneamente. También se puede configurar su turno de llamadas para que suene primero en la aplicación Zoom y posteriormente reenviar en función del tiempo de espera máximo que se seleccionó previamente. 

Sincronización de calendario y contactos 

¿No es frustrante cuando se cuenta con un teléfono de oficina y otro celular, pero no se tienen todos tus contactos en cada dispositivo? La sincronización del calendario y contactos integra todos los contactos dentro del directorio de Zoom Phone para buscar y llamar rápida y fácilmente. Esta información también se utiliza como identificación de llamadas entrantes. En la sección Configuración Personal, se selecciona Perfil y se desplaza a Calendario e Integración de Contactos, y finalmente se selecciona Conectarse al servicio Calendario y Contacto. 

Zoom de productividad en la aplicación del teléfono 

Dentro de la aplicación en la computadora de escritorio o dispositivo móvil, existen varias herramientas que unen reuniones, chat y teléfono que también impulsan la productividad. Por ejemplo: 

Correo de voz con transcripción 

Si pasa la mayor parte de su día ya sea en el teléfono o en reuniones, y regularmente recibe llamadas durante ese tiempo en el que no puede contestarlas, a través de Zoom puede responder una llamada o automáticamente poner la reunión en espera, este es un gran beneficio en una sola plataforma, ya que ayuda a priorizar las actividades que está realizando. 

Transición entre modos de comunicación. 

Zoom permite su utilización para videoreuniones, llamadas telefónicas, chat y correo electrónico (entre otras herramientas de colaboración) para cumplir con las labores encomendadas, por lo que es fundamental navegar sin problemas entre cada una para mantener la productividad. 

Con Zoom, se puede pasar fácilmente del chat a una llamada telefónica y elevar esa llamada telefónica a una experiencia de reunión colaborativa completa. También es posible agregar nuevos colaboradores sobre la marcha a las reuniones existentes, invitándolos por chat, SMS, correo electrónico o teléfono. También se puede agregar fácilmente una llamada entrante a una reunión, seleccionando Combinar. 

Trasladar llamada al dispositivo móvil 

Zoom Phone permite atender una llamada desde un teléfono de escritorio y trasladarla a una aplicación de escritorio o a un dispositivo móvil colocando la llamada en espera y retirándola en el dispositivo preferido. Esto es muy conveniente cuando se necesita salir a una cita continuando la llamada en el trayecto. 

Reuniones de audio/video con un clic 

Las personas o los equipos pequeños que trabajan en estrecha colaboración están a un clic de conectarse desde un canal de chat a una experiencia de colaboración con una videollamada con contenido compartido. 

Productividad mejorada con Salesforce y Slack Integration 

La integración de Zoom Phone Salesforce ofrece mayor eficiencia al tener acceso a todas las cuentas e información de contactos en un solo lugar. Esto facilita hacer clic para llamar, así como para completar automáticamente el registro del cliente en las llamadas entrantes. Se puede obtener más información sobre cómo configurar la integración visitando Zoom App Marketplace. 

Con Slack integration, es posible iniciar una llamada telefónica de Zoom desde cualquier canal de Slack o mensaje directo grupal escribiendo «/ llamada de zoom» en un mensaje de Slack. La aplicación Zoom presenta un botón «Llamar» para enlazar al contacto elegido a través del teléfono Zoom. 

Grabación de llamadas ad hoc 

La capacidad de hacer clic en un botón y grabar automáticamente toda o una parte de una llamada telefónica a la nube proporciona beneficios significativos, como tener notas, chats y grabaciones en la misma aplicación para facilitar el acceso. Estas grabaciones se pueden reproducir directamente desde el escritorio o la aplicación móvil, así como en un navegador cuando inicie sesión en su cuenta. Nota: Por razones de seguridad y privacidad, ambas partes escucharán un mensaje de audio que les notificará cuando se grabe la llamada. 

Para obtener más información y recomendaciones sobre el uso de Zoom Phone, consulta el seminario web «Consejos y Tips de Productividad para Trabajadores Remotos con Zoom Phone», o solicita una demostración personalizada con un especialista de Zoom Phone.